Hoy en día es muy importante la gestión interna de los equipos de trabajo. Es necesario que un equipo auto gestionado sepa crear los mecanismos necesarios para que el trabajo salga adelante lo antes posible y con la calidad necesaria. Con esta intención, el equipo Web de RETAbet.es desarrolla desde hace tiempo una forma de trabajo que nos ha resultado muy resolutiva en el día a día.

Tomando en cuenta los conceptos ágiles e intentando adaptar esta metodología a la idiosincrasia de una empresa como la nuestra, se ha acabado creando una forma de gestión interna muy interesante y de gran valor. En este artículo examinaremos esta forma de gestión:

Cada día se hace la reunión llamada daily. El equipo se reúne durante un máximo de 15 minutos para poner en común lo realizado el día anterior e intentar definir lo que se pretende hacer en el día actual. De esta manera se consigue una mejor gestión del tiempo de los componentes del equipo desde el comienzo de la jornada.

Cada 2 semanas se realizan retrospectivas. Son reuniones en las que se valoran las cosas positivas y negativas que han ocurrido en esas dos semanas de trabajo. Se ponen encima de la mesa los problemas de toda índole, desde un problema en un proyecto o en la gestión de tareas, hasta una posible confrontación personal entre integrantes del equipo. Después, se valora la importancia de cada problema, se proponen soluciones a los más importantes y se crean responsables para garantizar que se lleven a cabo.

Además de estas dinámicas, muy propias de la metodología scrum, el equipo web ha creado unas figuras o roles de personas para la gestión del día a día.

  • Responsable: persona que se encarga de realizar la coordinación y priorización de tareas. También es el portavoz oficial del equipo.
  • Guardiano: persona encargada de gestionar cualquier petición o alerta que llegue al equipo desde cualquier medio o herramienta de control. También revisa el estado del producto analizando logs y haciendo un pequeño chequeo general. Asimismo, el guardiano se ocupa de crear y testear las releases a subir. Es un rol rotatorio que cambia cada semana.
  • Mario: persona o personas encargadas de realizar tareas no propias del negocio principal, pero que son igual de importantes para el desarrollo del producto. Un trabajo de Mario puede ser la actualización de librerías o tecnologías. Es un papel rotatorio que cambia cada 2 semanas.

Con estos roles, los integrantes del equipo no notan tanto el incordio de tener que interrumpir sus labores para resolver consultas o incidencias que lleguen de forma inesperada. Tanto el responsable como el guardiano se encargan de estimar la importancia de las consultas o incidencias, así como gestionar quién o quiénes deben resolverla, tratando de no desconcentrar a los desarrolladores de las tareas asignadas.

A su vez, los que tienen el rol de Mario, implementan herramientas que ayuden a los desarrolladores a acabar las tareas más rápidamente y con mayor calidad. Estas tareas pueden consistir en crear plantillas de código, automatización de tests, refactorización de código, aplicaciones sencillas de gestión de tareas tediosas, optimizaciones de performance…

Para identificar a las personas que tienen estos roles, se usan unos muñecos que se colocan en las mesas, dando un toque de humor al trabajo que realizan.

Lo importante de los roles comentados no es el hecho de que existan, lo importante es que un equipo auto gestionado ha sido capaz de crear estas figuras para solucionar problemas que han aparecido en dos retrospectivas distintas. El guardiano soluciona el problema de las interrupciones innecesarias como la lectura de emails, chats o conversaciones. Mario soluciona el problema de no tener el tiempo necesario para atender adecuadamente a los proyectos o tareas que se salen del negocio, pero que hacen que el desarrollo del día a día sea más fluido.

Como se ha comentado, estos roles no son fijos. Si en una retrospectiva se decide que un rol ya no es necesario, ese rol se puede suprimir o cambiar. Esto hace que el equipo sea más maleable, haciendo que se adapte a la situación de cada momento.

Se puede decir que se utiliza la metodología Kaizen (改善 ‘cambio a mejor’ o ‘mejora’) para aplicar una mejora continua al trabajo en equipo.